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2016/06/25 土

ビジネス電子メールの基本をマスター  :日本経済新聞

ビジネス電子メールの基本をマスター  :日本経済新聞

●電子メールの6つのポイント
1 あいさつは最低限で
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2 件名・タイトルだけで内容が分かるように
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3 1メールで1用件
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4 最後に署名を入れる
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5 CCやBCC は乱用しない
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6 送信前にもう一度チェック

2016/06/25 土

電子メールの書き方 脱初心者編

電子メールの書き方 脱初心者編

○ 件名に手を抜いていませんか?
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○ 冒頭で自分を名乗ろう。
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○ ○の中に数字の入っている文字を使わない。
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○ 返信に元のメールを意味なくつけている

2014/09/13 土

ASCII.jp:メールの「引用履歴」は、善か悪か? (2/4)|ASCII.jpと読者で作る!ビジネスメールのデファクト・ルール!2013年度版

ASCII.jp:メールの「引用履歴」は、善か悪か? (2/4)|ASCII.jpと読者で作る!ビジネスメールのデファクト・ルール!2013年度版

 引用のうまい使い方のひとつとして、全文を使うのではなく、質問事項のみを残し、その都度回答すると言う方法もある。すでに実践している人も多いメール作法のひとつだが、どの項目に対しての回答かわかりやすくなる。

2014/09/13 土

ASCII.jp:既読率を上げるメール、下げるメール (2/4)|ASCII.jpと読者で作る!ビジネスメールのデファクト・ルール!2013年度版

ASCII.jp:既読率を上げるメール、下げるメール (2/4)|ASCII.jpと読者で作る!ビジネスメールのデファクト・ルール!2013年度版

読者アンケートに寄せられた好感度アップのサブジェクト

タイトルに本文の最初の部分を記述すると読んでもらえる率がアップする。
タイトルで何がいいたいのかわかるように工夫。
タイトルを読めば、何のメールかある程度分かるメール。質問を整理して(1)、(2)、(3)と分かりやすくまとめてあると助かりました。
メールのタイトルに要件がわかる事が書かれているのは好感度高し。「忙しいところ失礼します。」なんて挨拶書くんじゃ無いw
メッセージID(件名)だけで内容がほぼ判るもの。

2014/09/13 土

ASCII.jp:いまどきメールに添付OKな「ファイルの容量」は何MBまで? (1/4)|ASCII.jpと読者で作る!ビジネスメールのデファクト・ルール!2013年度版

ASCII.jp:いまどきメールに添付OKな「ファイルの容量」は何MBまで? (1/4)|ASCII.jpと読者で作る!ビジネスメールのデファクト・ルール!2013年度版

ASCII.jpが大手IT企業や一般企業に実施したアンケートによると、添付ファイルの容量の目安は2~4MBとかなり少なめであった(グラフ参照)。これは会社が規定したメールサイズではなく、暗黙の了解的に各個人が判断したものだ。

2014/09/13 土

ビジネスメールの書き方基本ルール | 書き方ができる人コム

ビジネスメールの書き方基本ルール | 書き方ができる人コム

件名を見ただけで内容がわかるように工夫する
できるビジネスマンは、件名を見ただけで内容がわかるように工夫します。メールの中身を具体的に件名に書くようにすれば、見つけやすくなります。また、早急に対応して欲しいメールはその旨を件名に書けば、相手のリアクションも早くなるでしょう。

返信メールでの件名の書き方
メールを返信するとき、件名を変更しないと、自動的に件名の頭に「Re:(リー)」が付きます。「Re:」は「メールに対する返事」を示すので、件名にそのまま残して送り返します。件名に相手の社名や氏名が書いてあっても通常消しません。
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メールの文章は「結論」「理由」「詳細」の順番で書くと伝わりやすい
伝わりやすいメールを送ればビジネスマンとしてのスキルも高く評価されます。メール本文(本題)は伝える順番を工夫すれば、わかりやすい文章にできます。「結論」→「理由」→「詳細」の順番に書くといいでしょう。

署名はシンプルにし、メールの終わりに必ずつける
ビジネスメールでは、メールの最後に必ず署名をつけます。ビジネスメールの署名は、一般的に送信者のフルネームと連絡先の情報で構成されています。メールを受け取った相手は署名を名刺代わりに使うことができます。

返事は受け取ったメールを引用すると伝わりやすくなる
引用には全文引用と部分引用の2種類があります。うまく使い分けができると、伝えたいことがより伝わります。全文引用は、これまでのやりとりが一通りメールで読めるので、過去の自分や相手の考えを見返して、効率的に話し合えます。

2014/09/13 土

メールに添付するファイルは、どれくらいの容量までOK?|エンジョイ!マガジン

メールに添付するファイルは、どれくらいの容量までOK?|エンジョイ!マガジン

一般的に、メールに添付するファイルの容量は2MBまでがマナー、と言われています。

ファイルのサイズが大きすぎると、たとえば画像の場合、全て表示させるのに時間がかかるなど、相手がストレスに感じることもあります。

それ以前に、ファイルのサイズが大きすぎて、相手に届かないケースも。多くのプロバイダは、送受信できるファイルのサイズに制限を設けているからです。
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でも、どうしてもサイズの大きいファイルを送りたいケースもありますよね。

そんなときは、オンラインストレージのファイル転送サービスが便利です! 
代表的なサービスに「宅ふぁいる便」や「データ便」などがあります。

ファイルをオンラインストレージにアップロードし、送りたい相手にはそこからダウンロードしてもらうという仕組み。利用料は無料、使い方も簡単なのでオススメですよ。

他にも、画像のサイズを小さくして送る方法もあります。その場合は、こちらの記事「写真の容量を小さくする方法」を参考にしてみてくださいね!

2014/09/13 土

メールの常識

メールの常識

1.メールの返信と新規送信は別のもの

 相手のアドレスをいちいち打つのが面倒、というだけの理由で、新しい内容のメールを送る際に、今回の内容とは全く関係のないメールに対して、返信操作を行って、新規メールを作成される方が多く見受けられます。友人とのやりとりであれば、これでもかまいませんが、ML などに流すものではこのようなやり方をしてはいけません。
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メーリングリストなどでは、複数の人間が一つの話題についていろいろと返信を繰り返すため、関連づけを明確化するうえで、スレッドというものが利用されています。このスレッドを組み立てる上で使われるのが、Reference ヘッダや In-Reply-to ヘッダになります。このため、新規の内容にもかかわらず、まったく関係のないメールへの返信で行うと、本来的にはべつのスレッドになるべき発言が混在してしまい、スレッド自体がめちゃくちゃになってしまいます。
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5.引用は最低限に!

 メールを返信するときに全文引用する方をよく見かけますが、私はその効用に疑問が残ります。全部引用をされている方には、届いているメールを相手に見せることで、改変していないことを示す、という説明をされるようですが、基本的に現在の Internet 網で、部分的にしか届かないような配送経路は、ほとんどありません。メールは原則として、送信元にコピーが残ります(設定によって、元メールを残さないようにすることも可能)ので、改変しているかどうかは、自分の発信したメールと確認すればすむ話です。むしろ、手元にあるものと同じものを、金をかけて落とさせられることの方が、はるかに苦痛です。

 なにもすべての引用を捨てろ、といっているわけではありません。話の流れ的に、引用を使ったほうが話がつながる、という場合もあるでしょう。しかし、やみくもに段落全体を引用したのでは、話のピントもずれてしまいます。自分の返信の内容を見直して、必要な部分のみを引用するようにすると、Mail 全体がすっきりして、読みやすくなります。
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7.件名はメールの内容を簡潔に現わしたものにする。

 メールが郵便と決定的に異なることの一つに、内容を読む前に、件名を読むことができる、ということがあります。メールを読む前に件名が読めるため、メールの内容の概略は、件名でつかむことができるわけで、熟練者になるほど、件名による取捨選別を行っています。
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